Der Erste-Hilfe-Kasten

Um Ihnen in der akuten Phase dieser Krise zu helfen, haben wir einen Erste-Hilfe-Kasten zusammengestellt. Dessen Zweck besteht darin, diese neue und störende Situation in den Griff zu bekommen und die Kontrolle zurück zu erlangen. Sie müssen sich einen klaren Überblick über Ihre finanzielle Situation, Ihr externes Ökosystem (Kunden & Lieferanten) und Ihr internes Ökosystem (Personal & Betrieb) verschaffen und einen Aktionsplan erstellen.
Der Erste-Hilfe- Kasten bietet ein schrittweises Vorgehen, um diese Themen in Angriff zu nehmen und Ihr Unternehmen wieder auf die Beine zu bringen. Sie können den Plan mit entweder gemeinsam mit Ihrem Managementteam erstellen - falls Sie eines haben - oder ihn selbst durchführen.
Um Ihnen in der akuten Phase dieser Krise zu helfen, haben wir einen Erste-Hilfe-Kasten zusammengestellt. Dessen Zweck besteht darin, diese neue und störende Situation in den Griff zu bekommen und die Kontrolle zurück zu erlangen. Sie müssen sich einen klaren Überblick über Ihre finanzielle Situation, Ihr externes Ökosystem (Kunden & Lieferanten) und Ihr internes Ökosystem (Personal & Betrieb) verschaffen und einen Aktionsplan erstellen.
Der Erste-Hilfe- Kasten bietet ein schrittweises Vorgehen, um diese Themen in Angriff zu nehmen und Ihr Unternehmen wieder auf die Beine zu bringen. Sie können den Plan mit entweder gemeinsam mit Ihrem Managementteam erstellen - falls Sie eines haben - oder ihn selbst durchführen.
  • 1. Financial situation
  • 2. External ecosystem
  • 3. Internal ecosystem
Teil 1

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre finanzielle Situation

Sie brauchen eine klare Sicht auf die wirtschaftliche Gesundheit Ihres Unternehmens. Diese wird zu einem großen Teil durch die finanzielle Lage, in der Sie sich vor der Krise befanden, und die Auswirkungen der Krise auf Ihr Unternehmen bestimmt. In krisenfreien Zeiten ist die finanzielle Situation recht stabil, sodass wir oft faul werden, uns darauf ausruhen und unser financial dashboard nicht im Auge behalten. In einer Krise verändert sich die Welt um Sie herum so schnell, dass Sie ein klares financial dashboard brauchen, denn Ihr Geld ist Ihre einzige Lebensader.

In Teil 1 geben wir Ihnen die Instrumente an die Hand, mit denen Sie eine bessere Momentaufnahme Ihrer Situation und Ihres heutigen Cashflows erhalten. Wir werden Ihnen auch helfen, verschiedene finanzielle Szenarien für die nächsten Monate durchzuplanen. Sie können dies allein oder mit Ihrem Team tun. Sollten Sie dabei Schwierigkeiten haben, wenden Sie sich an Ihren Buchhalter.

 

Daten, die sich bei der Verwendung unserer Vorlagen als nützlich erweisen

 

P&L

Ein Überblick über Ihre Einnahmen, Kosten und Ausgaben

Bilanz

Übersicht über alle Aktiva und Passiva, die wichtigsten Barmittel, Schulden, Forderungen, Verbindlichkeiten und Bestände

Forderungen

Der Geldbetrag, den Sie noch von Ihren Kunden erhalten müssen (bereits in Rechnung gestellt)

Verbindlichkeiten

Der Geldbetrag, den Sie noch an Ihre Lieferanten zahlen müssen (bereits in Rechnung gestellt)

Prognose der eingehenden Bestellungen

Welche Bestellungen werden in den nächsten Wochen mit hoher Wahrscheinlichkeit von Kunden eingehen

Prognose der ausgehenden Kundenaufträge

Welche Bestellungen werden in den nächsten Wochen mit hoher Wahrscheinlichkeit an Lieferanten gehen

Übersicht über die Gehälter

Wie hoch sind Ihre Arbeitskosten in den nächsten Monaten insgesamt und pro Person. Was ist fix und was ist variabel?

 

Wir werden Ihnen helfen, Ihr finanzielles Dashboard aufzubauen, um in dieser Krise zu navigieren. Die wichtigsten KPIs, die regelmäßig zu überwachen sind:

Kassenstand

Geld auf Bankkonten (Liquidität)

Kurzfristige Schulden

Die Höhe der kurzfristigen Schulden, die Sie an Ihre Banken zurückzahlen müssen.

Nettoverschuldung

die Differenz zwischen Ihren kurzfristigen Schulden und Ihres Kassenstands

Bestätigter Barmittelzufluss

Kurzfristig bestätigter Bargeldzufluss von Kunden

Bestätigter Barmittelabfluss

kurzfristiger Geldabfluss an Lieferanten

Prognostizierter Barmittelzufluss

Wert der Kundenbestellungen in der Pipeline mit hoher Abschlusswahrscheinlichkeit

Prognostizierter Barmittelabfluss

Geldbetrag, den Sie in den nächsten Wochen/Monaten voraussichtlich ausgeben werden

 

Wenn Sie einen klaren Überblick darüber haben wollen, wie stark die Krise Ihre Organisation trifft, ist es sehr hilfreich, diese Zahlen für den gleichen Zeitraum im Jahr 2019 zusammenzustellen. Auf diese Weise haben Sie eine Benchmark-Zahl und wissen genau, wie viel % Sie verlieren, wenn Sie nicht in der Krise wären.

Vorlage 1

Finanzielle Szenarioplanung zur Kostensenkung

 

Benutzung: Schritt für Schritt

  • Identifizieren Sie einen Schlüsselfaktor (KPI) für die finanzielle Leistung und Rentabilität Ihres Unternehmens. Es ist ratsam, einen Indikator oder eine Zahl zu haben, die leicht messbar und verfügbar ist. In den meisten Fällen ist der Umsatz das einfachste Maß.
  • Bestimmen Sie einen Auslöser oder ein Niveau, das jedes der Szenarien aktiviert. Beispiel: Wenn wir erwarten oder prognostizieren, dass unser Umsatz um 30 % sinken wird, müssen alle für Szenario 2 identifizierten Aktionen aktiviert werden. Wenn sich die Situation im Laufe der Krise verschlechtert und ein weiterer Rückgang des Umsatzes erwartet wird, z.B. auf ein Niveau, das 60 % unter dem des letzten Jahres oder des Budgets liegt, aktivieren wir alle für Szenario 4 festgelegten Aktionen.
  • Die für jedes der Szenarien aufgeführten Aktionen und Maßnahmen sollten dem SMART-Prinzip entsprechen:

Spezifisch: Jede der Aktionen sollte klar und spezifisch sein
Messbar: Die Wirkung oder die Einsparungen jeder Aktion/Maßnahme sollten messbar sein
Aktivierend: Um das Ziel zu erreichen, sollten konkrete, umsetzbare Schritte identifiziert werden
Realistisch: Relevante Ziele oder Aktionen sollten effektiv zu (kurzfristigen) Kosteneinsparungen oder Optimierung
Terminiert: Zeitbasierte Aktionen sollten innerhalb kurzer Zeit durchführbar sein

 

  • Für jede Aktion sollte eine Person oder Abteilung ernannt werden, die die Umsetzung vorantreibt und dafür verantwortlich ist.
  • Um zu beurteilen, ob die aufgeführten Maßnahmen und Aktionen ausreichend sind, werden unterhalb der Tabelle zusätzliche Kommentare eingefügt:

 

 

  • Ausgehend vom Umsatz-, Margen- und Betriebskostenbudget des Unternehmens wissen wir, wie hoch der Gewinn des Unternehmens bei Erreichen des angestrebten Umsatzes sein wird. In unserem Beispiel kann bei einem geplanten Umsatz von € 10.000.000 ein Gewinn von € 150.000 erzielt werden.
  • Für jedes der Szenarien muss eine vergleichbare Berechnung durchgeführt werden, um zu sehen, wie hoch der Gewinn für jeden der in den Szenarien genannten jeweiligen Umsätze sein wird. Als Beispiel in Szenario 1, mit einem Umsatzrückgang von 15%, geben wir an, dass ein Verlust von € 300. 000 erreicht wird, in Szenario 3 ein Verlust von € 1.200.000 usw. („Ergebnis vor dem Szenario“;).
  • Die Einsparungen aus den durchgeführten Maßnahmen müssen ausreichen, um die in jedem Szenario entstandenen Verluste zu decken. Wenn Sie den Wert der Aktionen zum prognostizierten Ergebnis addieren, erhalten Sie das „neue“ Ergebnis („Ergebnis nach der Implementierung des Szenarios“)
Vorlage 2

Cash-Flow-Planung

 

Um eine Cashflow-Prognose zu erstellen, sollte man eine gute Sicht auf die untenstehenden Indikatoren haben, die die Cashflow-Generierungskapazität eines Unternehmens beeinflussen:

  • Durchschnittliches Zahlungsziel der Kunden
  • Durchschnittliches Zahlungsziel der Lieferanten
  • Durchschnittliche Marge aus den Verkäufen
  • Die Kostenstruktur des Unternehmens (Lohn- und Gehaltsabrechnung, Betriebskosten,…)

 

Benutzung: Schritt für Schritt

Die Kapitalflussrechnung eines Unternehmens setzt sich aus Elementen zusammen, die über einen bestimmten Zeitraum hinweg Geld erzeugen („Geldzufluss“) und Elementen, die Geld verbrennen („Geldabfluss“). Eine Cash-Flow-Berechnung kann auf wöchentlicher, monatlicher, vierteljährlicher oder sogar jährlicher Basis erfolgen. In Krisenzeiten wäre die maximal empfehlenswerte Periode monatlich.

 

Mittelzufluss aus der laufenden Geschäftstätigkeit

  • Schätzen Sie den Umsatz des Unternehmens für den bestimmten Zeitraum
  • Abhängig von der durchschnittlichen Zahlungsfrist des Kunden kann man berechnen, wie sich der Debitorenbestand (Forderungen) verändern würde:
    • Eine Erhöhung der Forderungen bedeutet, dass der Umsatz die Kundenzahlungen in diesem Zeitraum übersteigt und somit die Geldschöpfung (-) reduziert wird.
    • Rückgang der Forderungen bedeutet, dass die eingehenden Zahlungen die Umsatzzahl der Periode übersteigen und somit Barmittel (+) generiert werden.
  • In unserer obigen Tabelle haben wir angenommen, dass die Kunden durchschnittlich 30 Tage nach Rechnungsdatum zahlen, d.h. in Periode 3 bezahlten die Kunden für den Umsatz der Periode 2 € 150.000, während das Unternehmen einen neuen Umsatz von € 100.000 erzielte (der erst nach 30 Tagen bezahlt wird), so dass die Nettoauswirkung der Bargeldgenerierung € 50.000 beträgt.

Mittelzufluss aus der nicht laufenden Geschäftstätigkeit

  • Dies sind im Allgemeinen alle nicht zum Kerngeschäft gehörenden Einkünfte, wie z.B. Versicherungsentschädigungen, Subventionen,…

Mittelabfluss aus laufender Geschäftstätigkeit

  • Der operative Mittelabfluss ist das Ergebnis aller Ausgaben des Unternehmens in jedem spezifischen Zeitraum. Bestimmte Ausgaben sind innerhalb jedes Monats fällig und zahlbar (z.B. Gehaltsabrechnung, Miete, Versicherungen,…). Andere Posten, wie z.B. Warenkosten, können Zahlungsbedingungen und Bestandsrisiken unterliegen und sind daher nicht unbedingt innerhalb des gleichen Zeitraums fällig, was zu Veränderungen in den Kreditorenkonten (A/P) führt:
    • Die Erhöhung der Eingangszahlungen bedeutet, dass die Zahlungen der Lieferanten geringer sind als die Einkäufe, wodurch Barmittel generiert werden.
    • Der Rückgang der Einkäufe bedeutet, dass die Zahlungen der Lieferanten den Einkaufswert übersteigen und somit einen Geldabfluss verursachen.
    • Die Erhöhung des Lagerbestands bedeutet, dass die Waren bezahlt, aber noch nicht verkauft werden.
    • Verringerung des Lagerbestands bedeutet, dass Waren aus dem Lager genommen werden, um Verkäufe und Bargeld zu generieren.

Cash Flow aus Investitionen

  • Spiegelt alle (geplanten) Zahlungen für Kapitalanlagen wider

Cash Flow aus Finanzierung

  • Spiegelt alle fälligen Zahlungen für jegliche Kreditrückzahlungen wider

Das Ziel der Erstellung einer Kapitalflussrechnung ist klar: Wie viel Geld wird das Unternehmen verbrennen oder generieren und wie wirkt sich dies auf die Nettoverschuldung des Unternehmens angesichts der verfügbaren Finanzanlagen aus? 

Dies wird am unteren Ende der Tabelle angezeigt: Der Cashflow jeder Periode wird zum Cash-Bestand der vorhergehenden Periode addiert und führt zu einer Erhöhung oder Verringerung der Nettoverschuldung. Diese Position kann dann verfolgt und im Hinblick auf die Finanzanlagen bewertet werden.

Wenn Sie die Cashflow-Rechnung verstehen, werden Ihnen die Schlüsselelemente zur Erhöhung Ihres Cashflows klar:

  • Verkürzen Sie die Zahlungsbedingungen Ihrer Kunden oder den Zeitraum, in dem Sie Ihre Forderungen einziehen. Erhöhen Sie den Kontakt mit den Kunden;
  • Versuchen Sie, die Zahlungsbedingungen Ihrer Lieferanten auszuhandeln und zu erweitern; 
  • Reduzieren Sie Ihren Bestand: Bereits bezahlte Waren können verkauft werden und generieren Bargeld, anstatt sie in Ihrem Lager zu lagern;
  • Schränken Sie geplante Investitionen, die nicht kritisch sind, ein oder streichen Sie sie;
  • Bewerten oder verhandeln Sie Kreditrückzahlungen mit Ihrer Bank und versuchen Sie, Fälligkeiten zu verlängern, wenn möglich.

 

Vorlage 3

Finanz- und Vertriebs-KPIs

Eine gute Möglichkeit, die Leistung und die finanzielle Situation des Unternehmens zu verfolgen, ist die Einrichtung eines Key Performance Indicator-Dashboards. Dafür ist keine spezielle Finanzsoftware erforderlich und es kann einfach als Excel-Tabelle eingerichtet werden. Im Beispiel unten werden die wichtigsten Komponenten des Betriebskapitals (im Vergleich zum vorherigen Geschäftsjahr) verfolgt und gleichzeitig die Kassenlage des Unternehmens und die verbleibenden Finanzanlagen im Auge behalten:

 

Darüber hinaus kann ein spezielles Dashboard erstellt werden, um den Umsatz für die Auslösung von Szenarien zu verfolgen:

Wie man sich bank- oder staatlich unterstützte Bankkredite von der Bank sichern kann

Scheuen Sie sich nicht, um finanzielle Hilfe zu bitten. In den ersten Phasen der Krise werden für fast alle Organisationen Kredite notwendig sein, um den Bedarf an Liquidität zu decken. Die Banken verstehen, dass dies außergewöhnliche Zeiten sind. Halten Sie einen guten Umstrukturierungsplan bereit, erwarten Sie nicht einfach ein Almosen von der Bank.

Schritt 1: Seien Sie mit Ihren Kundenbetreuern transparent, behandeln Sie sie als Partner auf Augenhöhe.

Schritt 2: Stellen Sie sicher, dass Sie gute, saubere und aktuelle Finanzdaten präsentieren können, wenn diese nicht verfügbar sind, besorgen Sie sie zügig.

Schritt 3: Demonstrieren Sie, wie Sie die finanziellen Kennzahlen festgehalten haben, bevor Covid-19 Ihren Geschäftsumsatz und Ihre Finanzen beeinflusst hat. Zeigen Sie ihnen, dass Sie vor all dem eine gesunde Organisation waren.

Schritt 4: Zeigen Sie ihnen anhand von Leitindikatoren, wie sich die Krise auf Ihr Unternehmen ausgewirkt hat oder auswirken wird: Rückgang des Auftragseingangs, der Abrechnungen, Austrocknen der Angebotspipeline, Vertragskündigungen durch Kunden, Nichtzahlung von Kunden, Lock downs, Geschäftsaufgaben usw.

Schritt 5: Zeigen Sie ihnen ganzheitlich, wie Sie als Organisation mit der Krise umgehen. Geben Sie ihnen einen allgemeinen Überblick über die Geschäftsaktivitäten und über kommerzielle Initiativen (Digital oder Marketing, etc.). Stellen Sie sicher, dass sie Ihre Umstrukturierungspläne verstehen, nicht nur Ihre Finanzpläne. Zeigen Sie ihnen die Maßnahmen, die Sie ergriffen haben, um die Krise zu überleben.

Schritt 6: Seien Sie sehr genau, welchen Betrag Sie benötigen, um Ihre finanziellen Bedürfnisse zu stillen. Zeigen Sie klar auf, was die Ursache Ihrer Cashflow-Probleme sind oder sein werden. Machen Sie sich klar, dass Kredite zurückgezahlt werden müssen. Ihre Pläne und Prognosen sollten zeigen, dass Ihr mittelfristiger Cashflow in der Lage wäre, die Rückzahlung zu beginnen.

Teil 2

Gewinnen Sie die Kontrolle über Ihr externes Ökosystem: Kunden und Lieferanten

Als Partner kommunizieren

Sie, Ihre Kunden und Ihre Lieferanten sitzen gemeinsam in diesem Boot. Das bedeutet, dass Sie in Krisenzeiten zu Partnern werden, statt zu Käufern und Verkäufern. Die gesamte Wertschöpfungskette muss sich stabilisieren, um Geschäfte machen zu können. Das können Sie nicht allein tun. 

Sie können in Ihrem eigenen Ökosystem führend werden, indem Sie die Kommunikationslinien offen halten und als Erstes einen klaren Plan kommzunizieren, der Kontinuität garantiert. Kommunizieren Sie proaktiv und geben Sie einen ehrlichen Ausblick darauf, wie Ihr Unternehmen auf die Krise reagiert. Geben Sie einen Ausblick auf die nächsten 3 Monate und denken Sie daran, dass sich dieser ständig weiterentwickelt. Sie müssen Ihren Kunden das Vertrauen geben, dass Ihre Kontinuität gewährleistet ist. Sie müssen Ihrem Lieferanten die Zuversicht geben, dass Sie weiterhin bestellen werden, auch wenn die Mengen kurzfristig drastisch reduziert werden. Wir sind überzeugt, dass Unternehmen, die in dieser schwierigen Zeit die notwendigen Maßnahmen ergreifen und gemeinsam an einer Zukunftsstrategie arbeiten, gestärkt aus der Krise hervorgehen werden.

 

Futter für Ihr Finanz-Dashboard

 

Kundenzuordnung – für alle B2B-Unternehmen

Schritt 1: Bilden Sie Ihre bestätigten Bestellungen pro Kunde ab

Schritt 2: Überprüfen Sie mit diesen Kunden, wie hoch ihre Liquidität ist und ob sie in der Lage sein werden, zu zahlen. Wenn Ihre Kunden aufgrund von Engpässen Schwierigkeiten haben, für bestätigte Bestellungen oder frühere Lieferungen zu bezahlen, schlagen Sie proaktiv einen Zahlungsplan vor.

Schritt 3: Versuchen Sie, mit Ihren Kunden eine Prognose der in absehbarer Zeit eingehenden Bestellungen zu erstellen. Dies könnte sich unangenehm anfühlen, aber denken Sie daran, dass Sie Partner sind, um die Wertschöpfungskette stabil zu halten, sie suchen auch nach Rückversicherungsprodukten, die in Zukunft verfügbar sein werden. Das ist sehr schwierig, aber man braucht etwas, worauf man hinarbeiten kann. Seien Sie realistisch.

Als reines B2C-Unternehmen können Sie mit Ihren Kunden über den Status der bestätigten Aufträge kommunizieren, aber es ist sehr schwierig, Prognosen zu erstellen, da Sie keine direkten Kommunikationswege mit zukünftigen Kunden haben.

Lieferantenzuordnung – für alle Unternehmen, die Produkte verkaufen

Schritt 1: Bitten Sie Ihren Lieferanten, Ihnen den Status aller offenen Bestellungen mitzuteilen. (1) Nicht begonnen (2) In Produktion (3) Bereit.

  • Alle Bestellungen mit dem Produktionsstatus „Nicht begonnen“, führen Sie einen offenen Dialog mit Ihren Lieferanten darüber, wie Sie dies managen können.
  • Bei allen Bestellungen mit dem Produktionsstatus „Nicht gestartet“ und dringenden Nachbestellungen dagegen müssen Sie sicherstellen, dass Sie nur die benötigte Mindestmenge bestellen.
  • Alle Bestellungen mit dem Produktionsstatus „Bereit“ und „In Produktion“ und dringende Nachbestellungen dagegen sollen versendet werden.
  • Alle Bestellungen mit dem Produktionsstatus „Bereit“ und „In Produktion“ müssen einen offenen Dialog mit Ihrem Lieferanten führen, um die Versand- und Zahlungspläne zu managen.

Schritt 2: Wenn Sie wegen der Liquidität Schwierigkeiten haben werden, Ihre Lieferanten zu bezahlen, schlagen Sie selbst neue Zahlungspläne vor und warten Sie nicht ab. Wenn Sie ihnen eine Prognose der Zahlungen geben, hilft ihnen das auch, mehr Einblick in ihre finanzielle Situation zu bekommen.

Schritt 3: Besprechen Sie Ihren Bedarf an Produkten in absehbarer Zukunft mit Ihren Lieferanten, damit diese einen Ausblick auf mögliche Produktbestellungen erhalten. Wir schlagen vor, zunächst eine Prognose auf Kundenebene zu erstellen und diese dann zu spiegeln, um Ihren Bedarf an Produkten von Ihren Lieferanten einzuschätzen.

 

Dienstleistungsunternehmen haben auch Lieferanten und Subunternehmer. Sie können ähnliche Schritte unternehmen, aber statt Produkte haben Sie „Zeit“ oder „Ressourcen“, die Sie von ihnen kaufen.

Teil 3

Die Kontrolle über Ihr internes Ökosystem gewinnen: Personal und Betrieb

Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern einen Ausblick auf die Zukunft

Wenn es jemals eine Zeit für eine ehrliche Wahrheit gab, dann ist es jetzt. Ihre Mitarbeiter müssen wissen, wo die Organisation in dieser Krise steht und wie sie und ihre Arbeitsplätze von den Folgen betroffen sind. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen neben der Schaffung von Dringlichkeit auch zu verstehe geben, dass es ein Leben nach der Krise gibt. Wenn Sie zusammenhalten und das durchstehen, werden Sie am Ende gestärkt daraus hervorgehen.

 

Schritt 1: Bringen Sie sich in Einklang.

Stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrer Organisation versteht, was geschieht und welche geschäftlichen Folgen die Gesundheitskrise hat. Verfolgen Sie die nationale und internationale Situation mit Ihrem Managementteam und tauschen Sie Forschungen und Analysen zum Thema aus, damit Sie ein gemeinsames Verständnis, Vokabular und eine gemeinsame Sichtweise aufbauen können. Letztere sind wichtig, um bei verschiedenen Gelegenheiten über verschiedene Kanäle konsistent zu kommunizieren.

Schritt 2: Maßnahmen in einen Kontext stellen.

In der Organisation werden viele Maßnahmen ergriffen, um stark zu bleiben: Kostensenkungen, (vorübergehende/staatliche) Arbeitslosigkeit, Einfrieren des Budgets, … Ihr Personal braucht einen Kontext. Sowohl das Personal, das bleibt, als auch das Personal, das (vorübergehend) entlassen wird. Versuchen Sie, einen Zeitplan der Dinge zu erstellen, die geschehen sind und der Entscheidungen, die getroffen wurden, um einen transparenten und chronologischen Gedankengang zu vermitteln, damit sie verstehen, warum Sie die Maßnahmen ergreifen, die Sie ergriffen haben.

Schritt 3: Aktivierung.

Sie stecken gemeinsam darin. Es gibt eine Menge ungewöhnlicher Projekte und Aktionen, die in Gang gesetzt werden müssen. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, sich aktiv daran zu beteiligen und all ihre Intelligenz und ihren Willen zu bündeln, um die Dinge schnell und effektiv zu erledigen. Kommunikation ist eine Straße mit zwei Seiten. Hören Sie auf Ideen, die von unten kommen, und befähigen Sie sie. Als Führungskraft können Sie dies nicht allein tun.

Schritt 4: Halten Sie alle auf dem Laufenden.

Kommunikation ist keine einmalige Sache, die man zu Beginn der Krise macht. Es ist sehr wichtig, dass Sie regelmäßig (wir schlagen vor, wöchentlich) kommunizieren, um alle zu informieren, wie sich die Situation entwickelt. Sie und Ihr Managementteam erhalten jeden Tag neuen Input und bewerten, wie sich dieser auf Ihre Prognosen und Ihren Aktionsplan auswirkt. Kommunizieren Sie Änderungen schnell und bringen Sie neue Aktionen wieder in den bekannten Kontext.

Unterstützung durch die Regierung

Regierungen auf der ganzen Welt setzen Unterstützungsmaßnahmen ein, um Unternehmen zu helfen, im Geschäft zu bleiben, und um ihnen zu helfen, Mitarbeiter an Bord zu halten. Verschaffen Sie sich ein sehr gutes Verständnis für diese Maßnahmen in Ihrem Land und wie Sie von ihnen profitieren können. Lassen Sie nicht zu, dass Schlamperei die Zukunft Ihres Unternehmens beeinträchtigt. Sie und Ihre Mitarbeiter werden jede finanzielle Unterstützung benötigen, die Sie bekommen können. Lassen Sie kein Geld auf dem Tisch liegen.

Arbeiten im Homeoffice

Diese Krise hat viele von uns gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten. Für viele Organisationen ist dies neu, und es gibt noch nicht viele Prozesse und Instrumente. Wir glauben, dass das Arbeiten im Homeoffice auch nach der Gesundheitskrise und nach dem Ende der sozialen Distanzierungsmaßnahmen ein wesentlicher Teil unserer Zukunft bleiben wird. Stellen Sie eine Infrastruktur und eine Arbeitsweise bereit, die dies strukturell unterstützt. 

Schritt 1: Tools:

Stellen Sie Ihre Bedürfnisse im Bereich der Fernarbeit und die (leichten) Werkzeuge, die Ihnen helfen können, dar.  Unten finden Sie Beispiele für Werkzeuge, die für jeden zugänglich sind.

  • Videokonferenzen: Microsoft Teams, Zoom.com, Google Meet,…
  • Fernzusammenarbeit an Projekten: monday.com, notion.so, Office 365, Google Suite, Miro.com
  • Gemeinsame Nutzung von Dateien: Microsoft OneDrive, Dropbox.com, Google Drive,…
  • Chatten im Team: Microsoft Teams, Slack.com, ….
  • Einen guten Überblick über mehrere Tools finden Sie hier: https://www.ventureharbour.com/remote-tools-distributed-teams/

Schritt 2: Strukturierung:

Achten Sie darauf, dass Sie eine Struktur etablieren, die Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit aus der Ferne anleitet, vor allem, wenn sie nicht daran gewöhnt sind. Dies kann am besten der Projektleiter oder Abteilungsleiter tun, um sie auf die Bedürfnisse des Einzelnen abzustimmen. Versuchen Sie neben den Ad-hoc-Anrufen, regelmäßige Kontakte mit Ihrem direkten Team zu knüpfen, um Struktur in den Tag zu bringen. Wir schlagen vor:

  • Morgendlicher Teamaufruf: Beginnen Sie den Tag mit einem Team-Call, um die Aufgaben zu besprechen, die an diesem Tag erledigt werden müssen. Stellen Sie sicher, dass jeder Fragen stellt, um seine Aufgabenliste des Tages zusammenzustellen.
  • Aktualisierung nach dem Mittagessen: Führen Sie nach dem Mittagessen einen kurzen Anruf mit dem Team durch, um sicherzustellen, dass alles innerhalb Ihres direkten Teams wie geplant abläuft.
  • Siegesanruf: Am Ende des Tages könnten Sie einen kurzen Teamaufruf durchführen, um den Status der Projekte zu synchronisieren, an denen Sie alle während des Tages gearbeitet haben, und um kleine Siege zu feiern. Halten Sie den Spirit aufrecht und lachen Sie auch mal gemeinsam!
  • Inividuelle Anrufe: Nicht jeder traut sich, während eines Gesprächs mit dem gesamten Team das Wort zu ergreifen. Um sicherzustellen, dass alle in Verbindung bleiben, sollten Sie einen Anruf tätigen oder weiterhin mit jedem einzelnen kommunizieren, um zu überprüfen, wie es ihnen geht und wie sie mit der Situation umgehen. Versuchen Sie, die verschiedenen Arten von Energie mit und gegenüber allen Kollegen auszugleichen: Struktur, Aktion, Vision und Fürsorge.

 

collaborationsuperpowers.com

 

Abteilungsübergreifende Agilität

Ungewöhnliche Zeiten erfordern ungewöhnliche Maßnahmen. Sie müssen Ihre Ressourcen über Ihre Abteilungen hinweg ausbalancieren, sowohl personell als auch finanziell.

Schritt 1: Abbildungen

Erstellen Sie ein Blatt mit 3 Spalten:

  • Abteilungen/Teams, deren Arbeitsintensität in den nächsten Wochen oder Monaten abnehmen wird
  • Abteilungen/Teams, deren Arbeitsintensität in den nächsten Wochen oder Monaten zunehmen wird
  • Abteilungen/Teams, deren Arbeitsintensität in den nächsten Wochen oder Monaten gleich bleiben wird

Schritt 2: Transfers:

Suchen Sie in den Teams nach Teammitgliedern, die Ihrer Meinung nach beweglich genug sind, um andere Aufgaben als die bisherigen zu übernehmen. Suchen Sie nach einer Übereinstimmung in einem der Teams in der Aufstockungsspalte. Tun Sie dies, bis Sie das Gefühl haben, dass Ihre personellen Ressourcen auf absehbare Zeit ausgeglichen sind. Tun Sie dasselbe für Ihre finanziellen Ressourcen. Bewerten Sie diese Liste regelmäßig, da sich die Dinge sehr schnell ändern können.

Schritt 3: Initiierung:

Sprechen Sie mit allen beteiligten Teams und Teammitgliedern und holen Sie sich Ihren Input ein. Führen Sie die Transfers so schnell wie möglich durch.

 

Verwaltung & Recht

Wir werden nicht tiefer in dieses Thema eintauchen, da dies sehr spezifisch für Ihr Land, Ihre Branche und Ihr Unternehmen ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Handlungen nicht zu rechtlichen Problemen führen, auch wenn sie die besten Absichten haben.

 

Soziale Verantwortung

Ihr Unternehmen über Wasser zu halten, Arbeitsplätze zu sichern, Kunden und Lieferanten zu managen, ist bereits eine enorme Aufgabe, das wissen wir. Wäre es Ihnen möglich, noch weiter zu gehen und auch der Gesellschaft zu helfen? Wir glauben, dass Sie das können! Fangen Sie klein an und beginnen Sie in Ihren eigenen Gemeinden. Was können Sie und Ihre Organisation tun, um anderen zu helfen?

BLEIBEN SIE AUF DEM LAUFENDEN!

Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, wenn wir neue Aktionspläne vorlegen, hinterlassen Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse.